Die Geburtsstunde des Open Space - so erzählt dessen geistiger Vater Harrison Owen - war eine internationale Konferenz, die er Anfang der achtziger Jahre mit viel Einsatz vorbereitet hatte. Die anschließende Befragung der Teilnehmer ergab zwar eine Würdigung der aufwendigen Tagung, begeistert zeigten sich die Teilnehmer jedoch von den informellen Gesprächen in den Kaffeepausen. Da hatte man intensiv über die drängendsten Themen gesprochen, jede Menge Kontakte geknüpft und Netzwerke gebildet.

Der erfahrene Organisationsberater Owen begann, den Prozess der Pausen-Gespräche zu erforschen, und entwickelte einen offenen Konferenztyp mit der 'Kaffeepause' als zentralem Element.
Seitdem avancierte Open Space zur bekanntesten und wohl auch revolutionärsten Form der Großgruppeninterventionen.

Open Space ermöglicht es, komplexe Themen bei maximaler Selbstorganisation mit bis zu 750 Menschen zu bearbeiten. Die Tagesordnungspunkte bestimmen die Teilnehmer zu Beginn selbst. Ebenso übernimmt jeder Teilnehmer die vollständige Verantwortung dafür, wo und wann er während der Konferenz mitarbeitet. Einzige Vorgabe einer Open Space-Konferenz ist ein Generalthema, über das in den folgenden drei Tagen diskutiert werden soll.

Das Thema muss den Beteiligten wichtig, von keinem allein zu lösen und breit genug sein, um Spielraum für Ideen und Kreativität zu lassen.
Geeignete Themen sind beispielsweise die Zukunft der eigenen Firma, die Verbesserung der Servicequalität oder der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.

Ablauf und Rahmen einer Open Space-Konferenz:

*    Zu Beginn der Open Space-Konferenz kommen alle Beteiligten in einem Raum zusammen.

*    Nach der Vorstellung des Generalthemas erhalten ausnahmslos alle Teilnehmer die Möglichkeit 'ihr' Anliegen auf die Tagesordnung zu bringen. Hierzu müssen sie in die Mitte des Plenums kommen, um sich und ihr Workshop-Thema vorzustellen.

*    Die Präsentation im Plenum dient zugleich als Filter, damit tatsächlich nur die Themen bearbeitet werden, für die die Mitarbeiter echtes Engagement mitbringen.

*    Anschließend werden die jeweiligen Themen an eine Pinnwand geheftet, die in ein grobes Zeitschema unterteilt ist. Sie stellt die Tagesordnung für die kommenden zwei Tage des 'Open Space' dar.

*    Von jetzt an hat der Teilnehmer die Freiheit und Verpflichtung, genau in den Workshops mitzuarbeiten, die ihn interessieren.

*    Stellt jemand fest, dass er in der von ihm gewählten Gruppe keinen Beitrag leisten kann oder nichts lernt, geht er in eine andere. Diese Regelung gilt im Open Space als 'Gesetz der zwei Füße'. Dadurch wird Verschiedenes erreicht:

• Es gibt keine vergeudete Zeit und keine vergeudete Energie
• Nur interessierte und produktive Leute arbeiten zusammen  = Qualitätssteigerung
• Die Gruppen- und Arbeitsatmosphäre bleibt anregend und innovativ, indem neu hinzukommende Gruppenmitgleider permanent neue Perspektiven und zusätzliche Sichtweisen einbringen
• Vielredner bleiben alleine

Die absolute Entscheidungsfreiheit und Selbstverantwortung der Teilnehmer unterstreichen auch die folgenden Prinzipien einer open-space-Veranstaltung:

*    'Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute!' - Egal ob sich nur einer oder 25 für ein Thema interessieren - es sind genau die Menschen, deren Motivation für dieses Thema offensichtlich groß ist.

*    'Was auch immer geschieht, es ist okay!' –  Offenheit und alles denken und sagen zu dürfen, sind nicht nur erlaubt, sondern erwünscht. Die ungeplanten und unerwarteten Dinge sind oft die kreativsten.

*    'Es beginnt, wenn es beginnt!' - Im Open Space sind Unpünktlichkeit und Spontanität erlaubt, denn die menschliche Energie richtet sich nicht nach der Uhr.

*    'Vorbei ist vorbei!' - Ein Workshop wird dann beendet, wenn alles zum Thema gesagt ist, auch wenn eigentlich noch Zeit übrig bleibt.

Vom Workshop-Marathon zur Maßnahmenplanung:

*    Noch während der Phase des Open Space verfassen die jeweiligen Workshop-Initiatoren einen schriftlichen Bericht von maximal drei Seiten Länge über die Resultate ihres Workshops. Diese Berichte werden in der Nacht vom zweiten zum dritten Konferenztag für jeden Teilnehmer fotokopiert. Am Vormittag des dritten Tages studieren die Konferenzteilnehmer die gebündelten Ergebnisse und notieren sich die Nummern der Berichte, die die aus ihrer Sicht wichtigsten Ergebnisse enthalten.

*    Anschließend werden mittels Punktabfrage an der Pinnwand die 'Top Ten' der wichtigsten Berichte ermittelt. In diese sollen die verfügbaren Ressourcen vordringlich gelenkt werden. Alle Teilnehmer sind darauf hin noch einmal aufgerufen, zusätzliche Anregungen einzubringen und an eine für jedes Thema bereitgestellte Pinnwand zu heften.

*    Dann treffen sich noch einmal die Freiwilligengruppen dieser Top Ten-Themen und verabreden ihr weiteres Vorgehen. Auch hier gilt das Prinzip der Selbstverantwortung: Es sollen nur diejenigen in die Gruppen gehen, die definitiv gewillt sind, auch nach der Konferenz weiter an dem Thema zu arbeiten. Danach wird die Konferenz mit einer abschließenden Reflexion unter der Beteiligung aller beendet.

'Es gibt einen einzigen Weg, der den Misserfolg einer Open Space-Konferenz garantiert, und das ist der Versuch, die Kontrolle zu behalten', meint ihr Erfinder Harrison Owen.

Darüber hinaus gibt es nach unserer praktischen Erfahrung drei Dinge, die Sie beim Einsatz von open space beachten sollten:

1.    Ist die Unternehmensführung nicht in der Lage, das Generalthema so offen zu formulieren, dass den Mitarbeitern Gestaltungsspielräume gegeben werden, und sieht sie sich außerstande, unerwartete Ergebnisse zu unterstützen, wird die Open Space-Konferenz zum Fehlschlag.

2.    Ebenso kontraproduktiv ist es, der Gruppe 'ihr' Thema wegzunehmen und es an den 'zuständigeren' Linien- oder Projektverantwortlichen zu übertragen. Erscheint aufgrund des Umfangs der Maßnahme ein formelles Projekt sinnvoll, müssen bei der Besetzung die Mitglieder des Open Space Workshops berücksichtigt werden.

3.    Open Space sollte als methodische Intervention gezielt eingesetzt werden. Wenn Sie für die Erarbeitung von Themen der Unternehmens- bzw. Organisationsentwicklung automatisch und regelmäßig nur aufgrund des Kriteriums „fördert Spaß und Dynamik“ genutzt wird, verliert sie ihre Besonderheit und Wirkung

Es hat sich zudem bewährt, nach ein paar Wochen noch einmal alle Initiatoren von Gruppen sowie die Geschäftsleitung zusammenzuholen, um erste Umsetzungsschritte und –erfahrungen bezüglich spürbarer Fortschritte und aufgetretener Schwierigkeiten zu erörtern.

Dieter Barth, Senior Consultant M2M Consulting