Stattdessen behindern Sie sie oft
Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil unseres Arbeitslebens und in jeder gesunden Organisation sollte es regelmäßige Besprechungen geben.
Es gibt heute eher mehr Besprechungen als in der Vergangenheit und die Frage ist: was bringen sie wirklich?
- Meetings werden inflationär durchgeführt, je mehr Meetings ich habe, desto wichtiger bin ich
- Meetings werden aneinandergereiht, es bleibt keine Zeit zum Durchatmen, Reflektieren, Nachbereiten, Handeln
- Kontrollverlust – ständig kommen Besprechungsanfragen an, deren Wichtigkeit fragwürdig ist
- Die Art der Besprechung ist nicht klar definiert. Ist es ein Brainstorming, sollen Entscheidungen getroffen werden, handelt es sich um ein Strategiemeeting oder ein jour fix?
- Es gibt keine Agenda und wenn es eine gibt, dann wird sich nicht darangehalten. Dadurch werden Zeiten nicht eingehalten, oder es können nicht alle geplanten Themen besprochen werden
- Unwichtige Themen werden unverhältnismäßig lange diskutiert, weil alle was dazu zu sagen haben (wir überlegen den Kaffeeanbieter zu wechseln, was meint ihr?)
- Nach langem hin und her entscheidet der Chef oder die Chefin dann doch allein etwas anderes.
- Entscheidungen werden vertagt, weil nicht alle Informationen bereitstehen
- Monologe, Teilnehmende welche offensichtlich die briefings im Vorfeld nicht gelesen haben
- Firmeninterne Politik, Macht- und Kompetenzgerangel spielen mindestens eine ebenso große Rolle, wie das eigentliche Thema der Besprechung
- Oft wird versucht, Besprechungen zu nutzen, um Entscheidungen abzusichern und die Verantwortung zu verteilen, damit wir im Zweifel nicht allein in der Verantwortung stehen
- Gerne nutzen Teilnehmende sie auch zur Selbstdarstellung, um Stärke und Ideen zu zeigen und manchmal auch um Machtproben zu „gewinnen“.
- Angst vergessen zu werden. Alle vergessen mich und meinen Beitrag, darum gehe ich zur Besprechung!
- Anwesenheit bei Besprechungen wird auch gerne mit Produktivität gleichgesetzt. Wer nicht dabei ist, tut nichts
Schnell werden Besprechungen also ineffektiv und zu einer Verschwendung von Zeit und Geld. Das führt zu großer Frustration, gerade wenn Mitarbeitende einen guten Teil Ihrer Zeit mit ihnen verbringen. Studien zeigen, dass die Frustration sich sowohl bei Führungskräften als auch bei den Angestellten gleichermaßen einstellt.
In der Führung müssen wir sicherstellen, dass Besprechungen sinnvoll und angemessen sind. Folgende Fragestellungen können hier helfen:
- Was ist das Ziel der Besprechung?
- Sind genau die Menschen da, die benötigt werden?
- Können eingeladene absagen, wenn sie andere Prioritäten haben?
- Gibt es eine Agenda, Protokolle, klare Aufgabenzuweisungen, Wissen hinterher alle was zu tun ist und warum?
- Trauen sich alle, offen ihre Meinung zu sagen und zu einem konstruktiven Austausch beizutragen?
Alle Teilnehmenden entscheiden über die Qualität der Besprechungen, zu denen Sie gehen und sie können jederzeit dazu beitragen, das sie ein positiver und nützlicher Teil der Arbeit sind.
